Pada 27 April 2016, satu mesyuarat rasmi telah diadakan bersama beberapa wakil dari pihak yang terlibat dengan projek mini ekspo yang akan dijalankan. Antaranya ialah bersama KPDNKK, wakil Majlis Daerah Pontian, wakil ADUN dan pegawai dari Pejabat Pertanian Daerah Pontian. Seramai 12 orang pelajar termasuk fasilitator dari 2 kumpulan, Kumpulan 34 dan 44 terlibat dalam mesyuarat ini.
Mesyuarat ini telah memberi pemahaman yang lebih kepada pihak yang terlibat dengan Projek Mega Kumpulan Bakti Siswa 34 dan 44 pada 19-22 Mei nanti. Selain dapat menimba pengalaman baru, pelajar juga dapat mejangkakan perjalanan aktiviti Mini Ekspo dengan melihat sendiri tapak projek.